SEPA und CRM: Sind Sie darauf vorbereitet?

Die Deadline rückt immer näher! Ab 1. Februar 2014 ändert sich mit der Einführung des SEPA-Projekts der Zahlungsverkehr im gesamten Euroraum. Auch Ihre Finanzbuchhaltung wird hiervon betroffen sein. Aber was bedeutet SEPA für CRM?

SEPA ist ein System für den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Die mit SEPA einhergehenden Veränderungen beziehen sich daher ausschließlich auf diesen Bereich. Auch wenn sich SEPA in erster Linie auf die Finanzbuchhaltung auswirkt, kann es sein, dass auch Anpassungen in CRM vorgenommen werden müssen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie:
  1. Kontonummern in CRM speichern
  2. Einzugsermächtigungen in CRM registrieren
  3. Finanzielle Prozesse von CRM aus ausführen
Kontonummern
Mit SEPA wird ein neuer europäischer Standard für Kontonummern eingeführt: die IBAN (International Bank Account Number). Ihr CRM-System muss angepasst werden, damit die IBAN-Kontonummern dort registriert werden können:

  • Die Feldlänge des Kontonummernfelds muss gegebenenfalls angepasst werden, da die IBAN länger ist und deren Länge pro Land variiert.
  • Die Validierung der Kontonummer muss angepasst werden. Diese Validierung ist insbesondere deswegen ein komplexer Vorgang, da das Format der ursprünglichen Kontonummer pro Land unterschiedlich ist.

Und was passiert mit allen bestehenden Kontonummern, die in Ihrem System registriert sind? Die müssen selbstverständlich in IBAN-Kontonummern konvertiert werden.

Einzugsermächtigungen
Als Inkassant waren Sie bereits dazu verpflichtet, Einzugsermächtigungen zu archivieren und diese im Bedarfsfall vorweisen zu können. Mit der Einführung des SEPA-Systems gelten jedoch neue Regeln für das Lastschriftmandat. So sind Organisationen dazu verpflichtet, die Einzugsermächtigung in einem einmaligen Identifikationscode zu registrieren. Bei geschäftlichen Lastschriftverfahren müssen die Angaben zur Ermächtigung beim Lastschriftauftrag mit eingereicht werden.

Wenn Sie diese Einzugsermächtigungen in CRM registrieren, muss das System entsprechend angepasst werden:

  • Einmaligen Identifikationscode hinzufügen (dies gilt auch für bestehende Lastschriftverfahren)
  • Datum der Unterschrift hinzufügen (auch bei bestehenden Lastschriftverfahren, ist das Datum nicht bekannt, muss dieses auf den 1. November 2009 eingestellt werden)
  • Bei geschäftlichen Lastschriftverfahren müssen diese Angaben gegebenenfalls auch an die Finanzbuchhaltung gekoppelt werden.
  • Ausführung von Finanzvorgängen mit CRM
  • Falls Sie direkt von CRM aus Lastschriftverfahren ausführen, oder eingehende Zahlungen und Stornierungen verarbeiten, indem Sie die Transaktionsdaten der Bank importieren, empfiehlt es sich, diese häufig individuellen Lösungen von der Organisation anpassen zu lassen, die diese implementiert hat.

    Alexander Gördes ist Application Consultant bei CRM Partners.
    veröffentlicht am 03 September 2013

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